Eventos: comunicação e design que geram valor

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No slider acima, ambientação dos eventos Casamentaço, Prêmio Mobilidade Urbana e Prêmio Alberto Moreira, todos assinados pela Ideiatrip

Eventos são um grande motor da economia e uma área fundamental para as relações públicas e para as estratégias comerciais de empresas e instituições. Estes acontecimentos ampliam o valor de suas marcas e estabelecem uma relação mais próxima com os diferentes públicos, que são caros às corporações: clientes, colaboradores, parceiros, fornecedores, formadores de opinião, poder público e comunidades impactadas por sua atuação. Cada evento pode atender a um ou mais de um público-alvo e cumprir objetivos que vão desde a direta relação comercial (como participação em feiras) até o reforço institucional da marca (como premiações e seminários), aproximação com a comunidade (ações sociais, eventos esportivos ou culturais) ou relacionamento com o público interno, como comemorações, treinamentos ou seminários.

Acabamos de viver a realização do maior evento de impacto global acontecendo no Rio de Janeiro. Os Jogos Olímpicos são o exemplo mais extremo de como os eventos podem impactar uma infinidade de grupos dos mais diversos, e neste caso em escala mundial. Para quem mora no Rio de Janeiro, é totalmente impositivo: as marcas, as cores e a identidade visual dos Jogos estão por todos os lados. Toda a estrutura da cidade está adaptada a falar a mesma língua e transmitir uma única mensagem. Poder público, sociedade civil, empresas, instituições esportivas, atletas e o público do evento são agentes de uma grande engrenagem.

Comunicação estratégica

Sem dúvida, a produção de eventos é um grande investimento e é fundamental que eles atinjam seus objetivos, tanto no sucesso de público, quanto no impacto positivo junto aos participantes. A comunicação e o design são dois aliados fundamentais para atingir estes objetivos. É impossível pensar em um evento sem pensar em todos os fatores que o tornam marcante: o nome, sua marca, sua identidade visual, sua campanha de divulgação, seus canais de interação com o público (dos sistemas de inscrição de prêmios às mídias sociais), a ambientação, a sinalização, os brindes e os materiais distribuídos.

É uma imensa lista de produtos de comunicação e design que podem determinar a qualidade e intensidade do impacto gerado. Sem um projeto bem definido, um planejamento adequado e muita criatividade, esses fatores podem arranhar a imagem de um evento, colocando a perder todo o investimento e a expectativa depositados em sua realização. No sentido contrário, uma comunicação bem alinhada e uma identidade visual criativa e impactante podem gerar grande empatia no público e contribuir, significativamente, para o sucesso do evento.

Estande do RioCard Jovem na Bienal do Livro: criação da Ideiatrip

Estande do RioCard Jovem na Bienal do Livro: criação da Ideiatrip

Uma infinidade de jobs

Uma das principais características desse tipo de trabalho é o grande volume de produtos, com prazos quase sempre apertados, o que exige da agência muito planejamento e um gerenciamento preciso para cumprir os cronogramas e realizar as entregas com pontualidade e qualidade. E ainda é necessária a capacidade de atender a uma diversidade grande de demandas para evitar que o cliente precise lidar com diversos fornecedores.

Vamos imaginar um evento: uma premiação institucional. Este acontecimento precisa ter um nome que o defina bem. Às vezes, o nome já é algo natural, tanto por sua procedência como pelo fato de envolver o nome da corporação que o promove. Mas em muitas outras ocasiões é necessário um esforço criativo para batizá-lo de forma ideal. A partir daí, é construída uma marca, que será a base da identidade visual. No caso de uma premiação, muitas vezes esta criação está atrelada à criação do troféu da premiação, um desafio a mais. Essa premiação precisa ser divulgada de forma estratégica, para encontrar o público certo; neste caso, empresas e instituições. Anúncios, mídia digital, campanhas de e-mail buscam atrair os interessados em inscrever-se na premiação. Para tal, é preciso ter um bom site e um sistema de premiação que ofereça boa experiência aos usuários. Mais um trabalho para agência que presta o atendimento integrado da conta.

A relação entre as marcas e os troféus dos eventos Prêmio Mobilidade Urbana e Prêmio Alberto Moreira, realizados pela Fetranspor

Até aqui, falamos em nome, marca, identidade visual, troféu, site, sistema. Uma diversidade de produtos que exige diferentes expertises. Depois disso, vem a produção do evento em si. Primeiro, a divulgação do mesmo: convites físicos e online e as mídias adequadas à sua divulgação, outdoors e outras mídias exteriores, anúncios em jornais e revistas, anúncios online e outros; tudo vai depender da sua natureza, se é aberto ao público ou restrito.

A outra etapa envolve a ambientação do evento e produção de material a ser distribuído durante a sua realização. Brindes (camisetas, bonés, eco-bags), uniformes de equipes de trabalho, medalhas, placas e troféus. Na parte de ambientação incluem-se faixas, pórticos, fundos de palco, backdrops, estandes, sinalização, banners e outros elementos da decoração.

Enfim, uma infinidade de peças que precisam ser produzidas, na maioria das vezes, em um curto espaço de tempo e lidando com diversos fornecedores. Tudo precisa dar uma ideia de unidade e envolver os convidados em uma atmosfera que transmita a mensagem desejada por quem o produz. A identidade e a linguagem comum em todas as peças é fundamental para sedimentar essa atmosfera. É preciso bom gosto e criatividade para ambientar um evento de forma marcante. E tudo isso a Ideiatrip faz, reconhecidamente, muito bem!

Alguns fatores essenciais para o sucesso dos eventos

O evento precisa ter uma marca que traduza seu espírito e suas características, seja esteticamente agradável e fique na memória. Toda a identidade visual das peças relacionadas ao evento devem complementar a marca e criar uma sensação de unidade e solidez, transmitindo os valores do evento em todas as suas etapas.

É fundamental que o evento consiga se comunicar com o público correto. Utilizar a web e as mídias sociais de forma bem direcionada é essencial para que o investimento nesse tipo de divulgação não seja desperdiçado. É preciso encontrar o público e envolve-lo através das técnicas de marketing de relacionamento. Um site completo, com navegação intuitiva e informação objetiva também é importante como base para as ações de comunicação na web, seja em anúncios buscadores e redes de display, seja nas mídias sociais.

Sites que envolvem premiações ou inscrições para participação com palestrantes, curadorias e outras formas de interação com o púbico precisam facilitar a vida dos usuários.  Um sistema de uma premiação precisa ser intuitivo e funcional, lançar mão das tecnologias mais atuais para reduzir o número de cliques necessários para o sucesso das operações. O sistema também precisa estar customizado e amigável para os administradores e outros usuários, como jurados, auditores etc.

As mídias definidas para a divulgação do evento são fundamentais. Em eventos abertos ao público, sejam localizados ou de maior abrangência, as mídias externas e a imprensa tradicional são fundamentais para a divulgação. Eventos institucionais tem um foco mais objetivo, que podem direcionar a campanha para mídias de circulação dirigida e espaços indoor por exemplo (como shoppings, elevadores de prédios e outros). As peças precisam ser atrativas e objetivas e estar em consonância com o meio utilizado.

Todo o espírito do evento deve ser traduzido em sua ambientação. A decoração e as peças de identificação precisam ter um harmonia e criar um universo que envolva os participantes. Fundos de palco, pórticos, peças de sinalização: tudo deve ser pensado para promover um experiência prazerosa e o reforço institucional da marca do evento e de seus promotores e patrocinadores.

É importante que se faça uma boa cobertura fotográfica e jornalística do evento e que depois se repercuta em todas as mídias disponíveis. Não basta realizar, é preciso divulgar os resultados para que ele atinja a um número ainda maior de espectadores. Releases para a imprensa, publicações de cobertura como revistas ou documentação online, galerias de vídeos e, difusão das imagens do evento nas redes sociais são excelentes ferramentas para atravessar as fronteiras do espaço físico e transmitir sua mensagem a um público mais amplo, que poderá ser atraído para próximas edições do evento.

Criar canais para ouvir a opinião dos participantes e interagir com eles é fundamental. Pesquisas e canais abertos para sugestões dos participantes do evento são uma excelente ferramenta para realização de ajustes e introdução de melhorias em edições posteriores. É importante manter a interação com o público também no intervalo entre as edições, para criar maior engajamento.

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